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How I Organize My Files. My Folder Structure System

How I Organize My Files. My Folder Structure System
Written by Magoz
4 min read 14.6k views 20 comments

Clara sent me the following question:
I would like to know how you organize your work and files on your computer.

My computer is my studio. It’s my primary tool for developing my illustrations and running all aspects of my business.

I have simplified my workflow through the years and nowadays I only need my computer, and my iPad to work. My studio fits into my backpack, and that allows me to be a nomadic illustrator.

The folders structure is like the skeleton of my computer. It holds all the content, and it’s the base of everything.

A great folder structure allows me to:

  • Have everything organized and tidy.
  • Know where everything is so I don’t lose anything.
  • Know exactly where to put a file or folder instantly. I don’t lose time thinking.
  • Have everything in the cloud thanks to Dropbox.

Today I want to share the system I follow and the folder structure I use.

Main Folders

  • Studio
    The folder that contains everything related to studio management.
  • Projects
    The folder that contains all my illustrations and work projects.
  • Personal
    This folder contains all my personal files such as pictures, music, movies, etc.

Folder Structure

The folder structure is pretty simple, and everything for my work fits into either the Studio or Projects folder.

Here is an example of what I keep in my Studio and projects folders:

Studio
    Accounting
        ↳Invoices
                 2014
                 2015
         ↳Quotes
                 2014
                 2015
    Branding
         ↳Logo
         ↳Websites
                 Portfolio
                 Blog
                 Shop
         ↳Social Networks
         ↳Business cards
         ↳Press photos
    Press
         ↳Press clipping
         ↳Interviews
    Tools
         ↳Software
         ↳Books
Projects
    2013
    2014
    2015
         ↳Illustration
                 Project1
                 Project2
                 …
         ↳Design
         ↳Others
         ↳Undone
    Working
         ↳Project5
         ↳Project6
         ↳Project7
         ↳…
    Someday
         ↳Project33
         ↳Project77

Some Notes

  • When I finish a project I move it from the Working sub-folder to the year folder.
  • I name each project folder with the client name and the title of the project. For instance: The New York Times – Great Habits.
  • Inside each project folder I create three new sub-folders: Sketch, Final and Material.
  • In the Someday folder I put projects that are on hold or that I will develop at some point but am not currently working on.
  • Besides this file structure, I create shortcuts to my most accessed folders in the Finder Sidebar as Working, Illustration 2015, Logo or Accounting.

Dropbox

As I mentioned before, I use this file structure within Dropbox. For $99 a year I get 1TB of space. That is more than enough to store all my data.

Here are some of the reasons I use Dropbox for my folder system:

  • You can access any file from anywhere, including a phone or other computers. Everything is synced.
  • Dropbox comes with backups and you can also access preview versions of the files (via the Dropbox website).
  • If you run out of space on your computer, you can always use the Selective Sync feature and uncheck old projects. Those folders won’t be stored on your computer anymore, but they will still be in Dropbox, accessible from everywhere (including the computer via the Dropbox website).
  • Having the whole structure in Dropbox allows you to easily update your computer to a new OS very easily. That’s an excellent way to have your computer always working optimally.

Conclusions

Having a great folder structure is a must if you want to have a tidy computer.

Our computers are one of the most important tools we use to run our studios. We store our work, our accounting, and hundreds of important files on our computers.

As professionals, it’s our responsibility to take care of our tools.

I perfected this system after years of trying different ideas and solutions (and also having some problems and losing some files).

I find it to be very flexible, reliable and safe, especially if you combine it with a robust backup system.

PS: My online course Strategy & Business for Illustrators is now available for pre-order!

Magoz

Nomadic illustrator. Thinker. Seeker.

20 comments

  1. Very interesting. I use Dropbox too – it’s great especially if you’re like me and aren’t very organised with backing stuff up. The only thing is, if my hard drive goes kaput will the files that I have synched with drop box still be safe?

    • Hi Bett,
      Yeah! They will be on the Dropbox servers and you will be able to access and download them again. But having only one backup is risky as well. I would say to have at least another additional backup system besides Dropbox. Just in case you have awful luck and your computer breaks at the same time Dropbox has an issue with they servers (they never had any since I use it).

      I use Crashplan and Time Machine in addition of Dropbox.
      I sleep very well with that three backup system in different locations :-)
      I’m planning to write an article about backups in a couple of weeks.
      Would it be interesting to you?

      Thanks for commenting,
      I’m very glad to have you here!

  2. Hola! Yo también he mejorado mi sistema con los años, pero se queda muy lejos de éste. Me encanta la idea de tener una carpeta de “working” y luego mudarla al año correspondiente, hasta ahora no lo hacía porque he trabajado muchos años mucho con autocad y es muy pesado con los cambios de ruta de las carpetas, pero ahora que casi no lo uso voy a reorganizar.
    Otra gran idea los proyectos pendientes, los acabo perdiendo en el tiempo y aún no he encontrado algo que me funcione, voy a probar con tu método.
    Sólo añadiría que suelo tener una carpeta “proceso” dentro de cada proyecto donde guardo versiones con fecha de archivos con fases intermedios del proceso para poder volver a atrás en caso necesario.
    Muchas gracias por compartir!

    • Hola Ana!
      Me alegro que hayas encontrado un par de ideas útiles en el artículo para añadir a tu propio sistema.

      Muy interesante lo de la carpeta Proceso! Yo también uso una idea parecida.
      Cuando desarrollo una ilustración voy guardando diferentes archivos según avanzo en el proceso y voy nombrando los diferentes archivo de forma incremental:
      proyecto-x-1.psd
      proyecto-x-2.psd
      proyecto-x-2b.psd
      proyecto-x-2c.psd
      proyecto-x-3.psd

      Cuando hay cambios sustanciales cambio de número y cuando hay pequeñas cosas en las que estoy indeciso uso letras.

      Al final cuando el proyecto está terminado acabo teniendo unos 20 o 30 archivos.
      Para ordenar un poco, comprimo todos esos archivos excepto el final en un .zip y los borro. De esta forma ahorro espacio en el disco, todo queda más despejado visualmente y lo tengo todo guardado por si los necesitara a posteriori.

      De tal forma que mi carpeta Final queda así (aunque también es aplicable a Boceto):
      proyecto-x.psd
      proceso.zip

      Gracias a ti por compartir tu experiencia.
      Hasta pronto!

  3. Capo, me llevo anotado en la mano PERSONAL para acordarme de hacer una carpeta donde poner toda mi mugre y pelis y músicas ♥

    sos le máximo.

  4. I often have a cut off point after a few years when I’ll go back and delete anything that that doesn’t have any use any more (especially early versions of projects). It’s interesting to see how I’ve moved on with some aspects of my work and also very therapeutic.

    • I love that therapeutic aspect! When I’m a bit down, I check for old works, and I get instant satisfaction.
      By the way, how do you store all your previous work? External hard drives or in the cloud?
      Thanks for commenting, Ed!

  5. L
    LA CLARA

    Hola Magoz!
    Qué bien tenerte de vuelta, y gracias por desarrollar el tema que te sugerí!
    La archivística me encanta, y creo que es fundamental crear un método propio de organización en nuestra constante actividad de generar y guardar archivos.
    Yo antes era muy anárquica y pasota con las carpetas y las nomenclaturas, hasta que trabajé en una empresa en la que me veía obligada a gestionar un volumen ingente de archivos. Allí aprendí a ordenar o morir desesperada buscando algo.
    Y sí, es muy divertido comprobar a qué conclusiones llega cada uno. En tu caso, me ha hecho gracia saber que hemos desarrollado sistemas muy similares, aunque yo utilizo otros nombres para las carpetas.
    Por mencionar una diferencia, en cada carpeta de proyecto, yo añado 3 carpetas:
    I – Info otorgada por el cliente como textos, logos, troqueles…
    P – Archivos correspondientes al proceso (me apunto lo del convertirlo a zip! 10 puntos para ti!!)
    AF – Arte final enviado al cliente

    También, en el menú raíz, dispongo de una carpeta llamada “Extras” en la que guardo herramientas para trabajar como tipografías, mockups, pinceles de photoshop, fondos…

    A lo que no me animo aún es a sincronizarme con Dropbox, fundamentalmente porque ello implica una conexión a internet que no siempre tengo. Así que sigo, a mi pesar, con una engorrosa memoria externa.

    En fin, muy interesante todo.

    Por cierto, lanzo una pregunta: ¿los archivos del proceso los mantenéis en psd? No optáis por convertirlos a jpg u otro formato menos pesado?

    Un saludo y a seguir enseñándonos cosas ! ;-)

    • Hola Clara,
      ¡Gracias a ti otra vez por compartir tus ideas e inquietudes!
      Veo que nuestro sistema no es muy diferente :-)

      Lo de Dropbox es interesante, cuando no tienes conexión la subida se pausa y se reanuda en cuanto la tienes. En mi experiencia también es muy eficiente si hay duplicados (por ejemplo si trabajas en varios ordenadores sin conexión sobre una misma carpeta).

      Respondiendo a tu pregunta, yo los mantengo tal cual en .psd. De esta forma tengo acceso a todas las capas y formas y como mis archivos prácticamente no pesan nada, casi no hay diferencia.

      ¡Un saludo!
      Nos vemos por aquí :-)

  6. J
    Julia

    Hola Magoz,
    Hace tiempo leí este post y hoy me he acordado de él. Yo suelo tener las carpetas bastante organizadas, pero cuando se trata de nombrar los archivos soy un desastre (y cuando un archivo tiene que pasar por varias personas es aún más difícil). ¿Podrías contarnos un poco cómo lo haces tú?
    Mil gracias por tus post, ni te imaginas lo útiles que son!

    • Hola Julia,
      ¡Muchas gracias por tu comentario! En este comentario de más arriba cuento un poco como lo hago yo.
      La verdad es que al trabajar solo todo es más fácil. Si ya organizarse uno mismo cuesta, no me quiero imaginar como debe ser trabajar en equipo.

      Gracias por pasarte pora aquí.
      ¡Un abrazo!

  7. Hola Magoz,

    Justo estaba pensando en escribir un post sobre la organización de archivos… Pero el tuyo me ha gustado mucho, así que voy a compartir el enlace y me ahorro escribirlo. ;)

    Mi sistema de carpetas es bastante parecido. La mayor diferencia que veo se debe quizás a que nuestros procesos de trabajo son muy distintos. Por ejemplo, yo siempre empiezo mis ilustraciones de forma manual y escaneo mil cosas, así que tengo una carpeta de “Retazos” (elementos que puedo volver a utilizar: pinceladas, nubes, pájaros, etc) y otra de “Texturas”. También tengo una carpeta de “Referencias” (para guardar imágenes que me gustan) y otra de “Recursos” (¿aunque supongo que tú incluyes esto en Tools?).

    Ah, y en mi carpeta de Proyectos no almaceno los trabajos que voy haciendo (esos están en la carpeta “Ilustración”), sino que guardo archivos que voy a tener que usar en distintos proyectos: cartas de presentación, estructuras básicas para hacer storyboards, etc.

    ¡Un abrazo y ánimo con el blog!

    P.D.: Oye, ¿no te planteas escribir en español también? Hay poquísimos recursos sobre ilustración en castellano…

    • Hola Diana,
      ¡Muchas gracias por compartir tu sistema! Estoy seguro de que será muy útil a otros lectores que sigan un proceso de trabajo más manual.

      Escribí durante muchos años en castellano en dos revistas digitales sobre ilustración que fundé: Pandemia Fanzine y Crean.

      Cuando me lancé en solitario con mi blog decidí hacerlo en inglés porque más del 70% de las visitas a mi web no hablan castellano. De todas formas, intento escribir de la forma más sencilla y directa posible para que los contenidos sean muy fáciles de entender.

      Por cierto, tu blog es fatástico, me he dado una vuelta y me ha encantado.¡Enhorabuena!

      Nos leemos pronto :-)
      Un abrazo

  8. Uy, ¡muchas gracias!
    Yo me he planteado mil veces dejar de escribir en español… Traducirlo todo lleva mucho tiempo, pero me lo tomo como un ejercicio. Así practico mi idioma materno, que viviendo fuera se resiente un poco. Por cierto, ¿no hay manera de editar el comentario? Acabo de ver que escribí “ahi” en lugar de “hay”… ¡que horror gramatical!

    • No se puede Diana, para eso debería habilitar un sistema de registro, lo que complicaría mucho las cosas. De todas formas, y con tu permiso te lo he corregido :-)
      ¡Un abrazo!

  9. S
    Symone

    Hi Magoz! You’re so awesome, thank you for being so transparent and sharing your workflow. You’re an example to all creatives to do the same. I just got Dropbox, because I remembered this article and I now have clients! But I was wondering, do you have your folder structure saved in Documents and then you copy it over to Dropbox every once in a while? Or do you have your files saved on Dropbox only?

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